呼び名と正式表記を別に記録する
電話の会話で使う読み方と、書類へ記載する表記を分けてメモします。
聞き取れなかった漢字は推測で確定せず、読み仮名と未確認の印を残しましょう。
分かったことと、まだ確認していないことを見分けられる記録にします。
担当者へ渡すメモにも未確認と書き、推測した漢字が正式な情報として広がらないようにします。
相手が答えやすい確認にする
「漢字を教えてください」だけでは説明しにくい名前もあります。
聞き取れた部分を復唱し、不明な部分を一文字ずつ確認すると、相手もどこを説明すればよいか分かります。
会社名や宛名など正確な表記が必要な場合は、メールなど文字で確認できる方法を案内します。
個人の名前を検索して推測したり、無関係な人の情報と結び付けたりしないようにしましょう。
次の書類へ転記する前に照合する
電話メモから見積書を作る際は、正式表記が確認できたかを見直します。
相手が使っている署名や、受け取った資料に表記がある場合も、今回の宛名としてよいかを確かめます。
修正が分かったら、メモだけでなく、以後の書類で使う連絡先情報も更新します。
過去に送った書類の扱いは個別に判断し、誤表記を直した事実を担当者間で共有しましょう。
聞き直すときの一言
「お名前の読みは○○様でよろしいでしょうか。
書類の表記を正確にしたいため、漢字も確認させてください。
お電話で難しければ、後ほど文字でお送りいただく方法でも大丈夫です。」
利用できる連絡方法に合わせます。
次の一歩を、小さく始める。
聞き取れなかった部分を、そのまま「未確認」と残せる受付にしましょう。
正しい表記を一度確認してから使う方が、後の書類を何度も直す手間を減らせます。
教材や研修を選ぶときは、説明の量だけでなく、実際の場面で何を変えるかまで考えられるかを比べてみてください。
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一般的な知識の説明だけで終わらせず、普段の仕事で使う場面を踏まえて企画・実施します。
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