話した順番より、判断の状態で分ける
会話の途中には、思いつきや比較のための案も含まれます。
それらを決定事項と同じ欄に並べると、読み手がすべて実施するものだと思うかもしれません。
決定・検討中・確認待ちに分けて記録します。
相手が了承したことと、自分の推測を混ぜないことが大切です。
担当者の発言でも、社内で承認が必要なら、その状態まで書きます。
不明な点は空欄を埋めず、次に誰へ確認するかを残しましょう。
次の作業に必要な情報を一行にする
作業名、担当、いつまでに何をするかを並べます。
「資料を用意する」ではなく、「比較用の写真を三点、担当○○が△日までに共有する」とすると、動き出す条件が分かります。
相手待ちの作業も同じ一覧へ入れます。
自社だけの期限表にすると、前提の資料がまだ届いていないことを見落とします。
期限が未定なら未定と書き、確かめる日を別に決める方が実情に合います。
詳しい記録は、必要な人がたどれる場所へ置く
一枚のメモへすべて詰め込む必要はありません。
参考資料や詳細な議事録へのリンクを付け、共有先に閲覧権限があるか確認します。
機密情報は、共有する相手に必要な範囲へ絞ります。
共有後に条件が変わったら、同じメモの更新箇所を示します。
古いファイルへ追記したのか、新しい版へ移ったのかを知らせ、どれを見ればよいかまで共有しましょう。
商談メモの短い例
決定：見本Aの構成で原稿を準備する。
未決：公開日、写真の選定。
次の作業：相手先が掲載写真を△日までに共有し、自社担当が翌営業日に不足分を確認する。
参考：打合せ資料の保存先。
日付と担当は、実際に確認できた内容を記載します。
次の一歩を、小さく始める。
次の商談では、会話の記録とは別に「決定・未決・次の担当」を一枚に整理してみましょう。
読んだ人が次に何をすればよいか分かれば、短い共有でも仕事を前へ進められます。
教材や研修を選ぶときは、説明の量だけでなく、実際の場面で何を変えるかまで考えられるかを比べてみてください。
Core lineなら、商談の振り返りと社内共有の型づくりを、職場の課題に合わせてご相談いただけます。
一般的な知識の説明だけで終わらせず、普段の仕事で使う場面を踏まえて企画・実施します。
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