今回使える入口を会場へ確認する
普段の正面入口が使えるとは限りません。
利用時間、他の行事、施設の管理方法により経路が変わる場合があるため、主催者の記憶だけで案内を作らないようにします。
建物名と、今回の受付へ進む入口をセットで示すと分かりやすくなります。
会場の公式案内に別の入口が載っている場合も、今回の利用条件との関係を整理しましょう。
使わない入口と比べられる写真を選ぶ
「右の入口」だけでは、どの方向から見た右か分かりません。
道路や建物全体が見える写真を使い、目印となるものと入口の位置を短く説明します。
入口に番号や正式名称がある場合は、その表記を使います。
独自の呼び名を付けると会場スタッフへ質問したときに通じないことがあるため、現場で確認できる言葉へ揃えることが大切です。
到着後の受付までつなげる
入口の先に受付がある場所、階段やエレベーターの利用などを確認します。
どの時刻から入れるか、早く着いた場合どこで待つかも、施設の条件に合わせて案内します。
当日の案内係が立つなら、どこで声をかけられるかを共有します。
案内を更新した場合は、申込者が見た元の情報から新しい案内へ進めるようにし、変更に気づく方法も用意しましょう。
住所の下に足す一文
「受付は○○通り側の入口からお入りください。
駐車場側の扉は今回の受付には使いません。
入口を入って左手の受付へお越しください。」
方角や目印は、会場で確認した正確な表記に置き換えます。
次の一歩を、小さく始める。
集合案内を送る前に、住所の次に何が書いてあるか見てみましょう。
使う入口と受付までの道順を一緒に示すと、着いてから迷う時間を減らせます。
今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。
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