判断する人と、確かめる条件を決める
会場、運営スタッフ、出店者など、確認が必要な相手を整理します。
主催者だけで決められない条件があるなら、誰の確認を受けて案内するかも決めておきましょう。
予報だけで自動的に開催と考えず、現場の条件を確認することが大切です。
安全に関する判断は適切な情報と責任者の方針に従い、案内の都合で結論を急がないようにします。
次の案内時点と、確認先を示す
まだ決まっていない場合も、「○時頃にこのページで案内する」と分かれば、参加者は何度も探さずに済みます。
ただし、実際に更新できる時点だけを案内します。
SNSやメールなど複数の窓口を使う場合は、基準になる案内先を一つ決めます。
場所によって判断が違わないよう、内容を確認してから更新しましょう。
連絡が必要な申込者への対応も分けて準備します。
変更後の動きまで伝える
中止・延期・一部変更では、参加者が次に行うことが違います。
来場しないでほしいのか、別会場へ移るのか、日程の案内を待つのかを、確認できた範囲で伝えます。
すでに移動している人がいることも考え、当日の窓口を準備します。
返金や振替など、申込条件に関係する内容は、決まっていないことを推測で書かず、確認してから個別に案内します。
判断前の案内例
「天候と会場の状況を確認中です。
開催については、○月○日○時頃にこのページで改めてご案内します。
現時点では開催確定の案内ではありません。」
更新できる時刻と方法に合わせて記載します。
次の一歩を、小さく始める。
雨天の案内は、結論が出てから考えるより、判断の時点と確認先を先に決める方が準備しやすくなります。
参加者が次にどこを見ればよいかを、短く示しておきましょう。
今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。
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「うちどれ」の動く見本を触ってから構成や操作を検討できるため、完成した画像だけを見る方法とは違う確かめ方ができます。
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