当日見る一つの案内を作る
日時、方法、場所、参加予定の人を一つにまとめます。
日程変更があった場合は、古い日時がメールの下に残るため、本文の冒頭に今回の確定内容を置くと分かりやすくなります。
相手が当日にその案内だけを見て参加できるかを確認しましょう。
別メールの添付や口頭の説明を探さないと分からない情報があれば、必要な部分をもう一度添えます。
対面とオンラインで、迷う場所を想像する
対面なら、建物名、階、受付、目印になる入口を補います。
オンラインなら、利用する方法と、入室がうまくいかない場合の連絡先を示します。
機能の細かい説明まで一度に送る必要はありません。
地図や会議リンクは、自分だけが開ける状態ではないかを確認します。
参加者の環境によって違いが出ることもあるため、当日に困ったら連絡できる方法を添えることが役立ちます。
持参物は、判断に必要なものだけ伝える
事前に見ておく資料、当日必要な物、準備不要の物を分けます。
相手が大きな資料を印刷したり、不要な道具を運んだりしなくて済むようにしましょう。
開始直前に案内が変わる場合は、更新した事実を明確に連絡します。
古い案内を削除するだけで相手へ伝わったとは考えず、特に場所の変更は届いたか確認します。
一つの案内にまとめる例
「○月○日14時から、△△ビル2階で打合せです。
正面玄関の受付でお名前をお伝えください。
持参物は不要です。
到着が遅れる場合や入口が分からない場合は、当日窓口へご連絡ください。」
会議リンクを使う場合も、日時と連絡先を同じ案内へ置きます。
次の一歩を、小さく始める。
場所案内は、地図を送る作業ではなく、当日に参加できる状態を整える作業です。
日時・入口・困ったときの連絡先を、一つにまとめて送ってみましょう。
今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。
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