何を預かったかを区別できる形にする
品名、型番などの識別に役立つ情報と、預かり番号を記録します。
同じ商品が同時に届く可能性があるなら、お客さまの名前だけで品物を管理しない方が取り違えを防ぎやすくなります。
ケース、充電器、部品などの付属品も別に確認します。
「本体一式」で済ませず、一緒に返すものを数えることがポイントです。
お客さま側にも控えを渡せると、受取時に照合できます。
受付時の状態と、依頼された症状を分ける
表面の傷など、その場で確認できる状態と、お客さまから聞いた不具合は別に記録します。
「電源が入らないと申告」「受付時に再現せず」など、誰が何を確認したのか分かる言葉を使います。
写真を残す場合も、見えない内部まで確認済みとは扱いません。
修理に必要な範囲で撮影し、私物や周囲の人の情報を不用意に写さないようにしましょう。
次の連絡で何を決めるか伝える
見積りを連絡してから作業するのか、まず状態の調査をするのかを分けます。
完成日が未確定なら、確定したような日付を書かず、次の連絡の目安と連絡先を確認します。
受け取り方法も忘れやすい項目です。
来店か発送か、誰が受け取るか、必要な控えは何かを整理します。
保管期間など別の条件がある場合は、受付の段階で確認できるようにします。
受付時に埋める五つの欄
①品物を区別する情報、②受付時の状態と申告症状、③付属品、④連絡先と連絡方法、⑤次に連絡する内容。
預かり番号を控えと品物の両方へ付け、受渡時に同じ記録を確認します。
次の一歩を、小さく始める。
受付の記録は、長いほどよいわけではありません。
返すものと次に連絡することが、担当者以外にも分かるかを見直しましょう。
口頭で決めた変更も同じ記録へ追記します。
今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。
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