作る側の都合より、相手が確認する単位で分ける
材料、準備、実施、納品など、内容を確認する順番で明細を眺めます。
担当部署ごとの分類が、依頼する人にも分かりやすいとは限りません。
何をまとめて読んでほしいかを先に考えます。
一つの小見出しには、一つのまとまりを置くのが基本です。
項目が一行しかないのに細かく見出しを増やすと、かえって全体を追いにくくなります。
似た内容の行が続く場所から試しましょう。
見出しを、金額のある明細と区別する
見出しの行に数量や単価が入ると、計算の対象なのか迷います。
分類のための行と、金額を積み上げる行を別に扱える形にします。
手動で装飾する場合も、計算範囲が変わっていないか確認が必要です。
「その他」のような広すぎる名前より、「当日の運営」「印刷と納品」など、中身を予想できる言葉を選びます。
ただし、対象に含まれない作業まで約束したような見出しにしないことも大切です。
ページをまたぐ場所で読み返す
画面では近くに見えても、PDFで見出しだけが前のページへ残ると、次ページの明細との関係が分かりません。
見出しと直後の一行が同じページにあるかを確認しましょう。
見積りを更新した後も、確認画面と出力ファイルの両方を見直します。
小見出しを移動したつもりが、関係する明細は元の場所に残っている、という並びのミスも確認したい点です。
制作の見積りを分ける例
「事前準備」の下に打合せと素材整理、「制作」の下に原稿とデザイン、「納品」の下に最終確認とデータ引渡しを置きます。
実際に含む作業だけを並べ、小見出しそのものへ金額を入れない形にします。
次の一歩を、小さく始める。
まず、今の見積書で似た明細が三行以上続く場所を探してみましょう。
そこに中身が分かる短い見出しを置き、PDFで直後の明細まで一緒に読めるかを確認します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、小見出しを使って明細を整理できる帳票作成をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。