作業の流れか、選ぶ内容かを決める
準備から納品まで順に進む仕事は、工程に沿うと理解しやすくなります。
一方で、複数の商品やメニューから選ぶ見積りは、選択肢ごとにまとまっている方が比較しやすい場合があります。
読む人が何を判断する書類なのかを先に考えます。
毎回同じ並びが正解とは限りませんが、一枚の見積りの中では基準を揃え、途中で分類が変わらないようにします。
関連する明細を近くへ寄せる
基本作業と、その作業に関係する追加分が離れていると、何に対する追加か分かりにくくなります。
追加の条件や対象が分かる位置へ置き、必要なら短い備考を添えましょう。
値段の高い順に並べると重要な項目が目立つこともありますが、工程や内容の関係が崩れる場合があります。
金額だけで順番を決めず、まとまりを保てるかを確認します。
動かした後は、内容と合計を照合する
並べ替えるときにコピーと削除を繰り返すと、同じ明細を二重に残したり、一行を失ったりする可能性があります。
移動できる機能があるなら、行そのものを動かす方法を優先します。
保存して開き直した後の順番と、PDF・Excelの順番も確認しましょう。
小見出しを使っている場合は、見出しの下に対応する明細がまとまっているかも見直します。
並べ方を決める二つの例
工程順なら「準備→実施→納品」。
商品別なら「商品Aの基本と追加→商品Bの基本と追加」。
どちらを使うかは、相手が作業全体を確認したいのか、商品同士を選びたいのかで決めます。
次の一歩を、小さく始める。
順番を直す前に、工程順か選択肢別かを決めてみましょう。
並べ替えたら、相手になったつもりで上から一度読み、内容と合計の両方を確認します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、明細の移動と途中追加ができる見積書作成をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。