次のページにも、何の書類か分かる情報を残す
二枚目だけが印刷されたり、PDFの途中から見たりすることもあります。
件名、見積番号、続きであることなど、どの書類の一部かを確かめられる情報を残します。
文字を縮めずに、適切な場所でページを分けることが大切です。
明細が長い場合は、項目の区切りや内容の続きが分かるようにし、表の途中が不自然に切れていないかを見ます。
小見出しと直後の明細を離さない
ページの最後に分類名だけ残ると、その分類に入る明細が見えません。
見出しを次のページへ送り、直後の明細と一緒に見られるようにします。
一つの項目に長い説明がある場合は、行をまたいで続くこともあります。
単価や数量を何度も重複させず、説明の続きと分かる扱いにすると、二重に計算されているような見え方を避けられます。
合計を、途中の小計と区別する
各ページの小計と、見積書全体の合計が混ざると判断しにくくなります。
全体の合計をどこで示すかを決め、途中の数字には何の合計かが分かる名前を付けます。
ページ番号は、今見ている位置と全体の枚数が分かる形が便利です。
送付前に最終ページまで確認し、後半の条件や合計が欠けたファイルを送らないようにしましょう。
出力後に見る三つの場所
二枚目の上部で件名や続きの表示を見る。
ページ末尾で小見出しが孤立していないかを見る。
最終ページで全体の合計と条件を見る。
この順で一枚ずつ確認すると、一覧表示だけでは気づかない不備を拾いやすくなります。
次の一歩を、小さく始める。
二枚以上の見積書は、悪い書類ではありません。
文字を読める大きさに保ち、続きの情報と最終合計を確かめられることを、枚数より優先しましょう。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、明細が多い帳票の確認と複数ページ出力をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。