区別するための名前を残す
商品や作業を特定するために必要な名称と、補足の説明を分けます。
似た商品がある場合は、サイズや型番を省くことで取り違えにつながらないかも考えます。
短くするために必要な情報を消さないことが基本です。
相手が注文内容を確認するのに必要なら、正式名称は残し、折り返して読める幅を確保する方が適切な場合もあります。
説明は、役割に合う欄へ分ける
仕様や素材を説明する欄があれば、内容をそこへ移します。
特定の条件や注意点は備考へ置くなど、同じ情報を複数の欄で繰り返さないようにしましょう。
ただし、名前から離すと意味が分からなくなる情報は、近くに残します。
「別途」「対象外」といった重要な条件を、読まれにくい小さな文字へ追いやらないことも大切です。
入力欄ではなく、出力の幅で確かめる
入力できる文字数と、PDFで読みやすく表示できる量は同じではありません。
長い名称を入れた行を確認画面と出力ファイルで開き、文字が枠から出ていないかを見ます。
Excelを渡す場合も、セルの表示や印刷設定を確認します。
行の高さや折り返しが違うことがあるため、相手に渡す形式で確認することが、入力画面だけを眺めるより役立ちます。
項目名と仕様を分ける例
項目名：「イベント受付用パネル」。
仕様：「屋内用・幅○○・自立型」。
備考：「設置場所の寸法確認後に確定」。
一つの長い名称に全部を詰めず、何の品で、どの仕様で、何が未確定かを分けて示します。
次の一歩を、小さく始める。
長い明細は、まず名前・仕様・条件へ分けてみましょう。
そのうえで、必要な名称は読める大きさのまま折り返し、PDFの実際の幅で確認します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、長い明細を整理して確認できる帳票入力と出力をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。