二つの案で解決したい目的を揃える
同じ目的に対して範囲や材料を変えるのか、そもそも違う目的の案なのかを確認します。
目的が別なら、単純な上位・下位のプランとして比べると誤解を招くことがあります。
どちらでも満たす条件と、選択によって変わる条件を分けると、違いを説明しやすくなります。
共通部分が多い場合も、それを相手が分かっている前提で省略しないようにしましょう。
変更する行を、同じ順番で見せる
A案とB案の明細の並びが大きく違うと、差を探すだけで時間がかかります。
可能な範囲で同じ分類と順番を使い、素材・数量・対応範囲などの変更箇所を説明します。
片方だけ追加料金や別途の手配があるなら、総額だけで比較しないようにします。
選ばない案を悪く見せるのではなく、どんな条件なら合うのかを具体的に伝えます。
どちらを採用したか、後から特定できる形にする
案の名前、見積番号、更新日を区別します。
「安い方でお願いします」だけでは、後で条件が変わったときに対象が分かりにくくなるため、採用する案を明確に確認します。
採用後に一部だけ変更する場合は、どの案を元にした変更かも残します。
選ばなかった案を混ぜてしまわないよう、最終の内容を改めて確認できる資料にまとめましょう。
二案の説明を添える例
「A案は標準素材で制作します。
B案は表面の素材のみを変更し、寸法・数量・納期の前提は同じです。
手入れの方法と費用が異なるため、使用場所に合わせてお選びください。」
本当に共通の条件だけを、共通と書きます。
次の一歩を、小さく始める。
二つの案を作ったら、金額を隠して読んでみましょう。
それでも違いと向いている使い方が分かれば、比較の説明ができています。
最後に、採用する案を特定できる形で確認します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、複数の見積りを区別して保存・確認する帳票管理をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。