最初に、対象の見積書を特定する
宛先や件名が似た見積りが複数あると、違う版を見ながら話してしまうことがあります。
見積番号、発行日、対象の内容を確認し、相手が見ている書類とそろえます。
前回の最終版を見つけてから、変更点を聞くのが基本です。
口頭で相談した内容が見積りへ反映されていなければ、そのメモも確認し、何を基準にするかを分けましょう。
金額より前に、数量と時期を聞く
前回と同じ商品でも、数量や希望時期が変われば、準備や作業の組み方が変わります。
材料や外部の手配が必要な場合は、今も同じ条件で用意できるか確認します。
以前の見積りとの差は、変更がある項目ごとに説明します。
値段だけが変わったように見せず、どの前提が変わったかを伝えると、相手も依頼内容を調整しやすくなります。
新しい回答は、古い書類と区別する
再確認した内容を新しい見積りとして発行する場合は、どの書類の再見積りか分かるようにします。
元の書類を上書きして消すより、前回との違いを追える状態が役立ちます。
送り直すときは、確認した内容と、まだ未確定の点を短く添えます。
以前のやり取りをそのまま使い回さず、納期や受け渡し方法も今回の依頼に合っているか見直しましょう。
返答の最初に使う文例
「以前の見積番号○○についてのご依頼ですね。
数量とご希望時期に変更がないか確認させてください。
現在の手配条件を確認し、今回の内容で改めてお見積りをご案内します。」
すでに別の合意がある場合は、その状況に合わせて返答します。
次の一歩を、小さく始める。
再依頼は、前回の資料を活用できる場面です。
ただし「前と同じ」を推測で埋めず、見積番号・数量・希望時期の三つを最初にそろえましょう。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、過去の見積書を探し、再見積りへつなぐ帳票管理をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。