最初に、何ページあるかを見る
ファイルを開いたら、ページ番号や一覧で全体の枚数を確認します。
一枚の長い画像なのか、複数ページのPDFなのかも見分け、途中までしか表示していない可能性を意識します。
全体表示は、読み終わった確認ではありません。
小さい文字まで読みたいときは拡大し、明細と合計の位置を確認します。
端末の画面幅に合わせただけでは、細かい文字が読めないことがあります。
中ほどのページで、続き方を確認する
最初と最後だけでなく、明細が続くページも見ます。
項目名が途中で切れていないか、小見出しの下に対応する明細があるか、金額の列が見えているかを確認しましょう。
横に広い帳票は、拡大すると左右へ移動して読む必要があります。
端の列が画面外にあることと、ファイル自体から欠けていることを区別し、必要な範囲を実際に動かして見ます。
最終ページの合計と条件を読む
最終の合計、支払いなどの条件、備考を確認します。
途中のページの小計だけを全体の金額と考えないよう、何の合計かを示す名前も一緒に読みましょう。
送信前の確認なら、メッセージに添付したファイルそのものを開いて確かめます。
ダウンロードした古いPDFを見ていた場合に気づけるよう、見積番号や件名も照合します。
スマホで行う三つの動作
ページ数を確認する。
中ほどの一ページを拡大して明細を読む。
最終ページまで進んで合計と条件を読む。
単に上下へ素早くスクロールするより、確認する場所を決めて止まる方が見落としを拾えます。
次の一歩を、小さく始める。
PDFの最初のページを開けたら、次は最後まで進んでみましょう。
全体の枚数と最終合計を把握し、細かい明細は必要な大きさへ拡大して確認します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、スマホでも拡大・確認できる帳票プレビューをご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。