同じデータでも、同じ表示とは限らない
表計算の画面は、列幅、行の高さ、表示倍率、利用できるフォントなどの影響を受けます。
PDFは作成時のページへ内容を配置するため、編集画面と見え方が異なることがあります。
まず、値や明細順が同じかを確認してから、表示を比べると原因を整理しやすくなります。
見た目の違いを直すために、元の金額や項目名を変える必要があるとは限りません。
一枚へ収める設定で縮んでいないかを見る
多くの明細を一枚へ収めようとすると、文字まで小さくなる場合があります。
必要な文字サイズを保ち、複数ページへ分ける方が読みやすいこともあります。
印刷対象の範囲に不要な空白の列や行が入っていると、収まりに影響することもあります。
用紙や向きと合わせ、どの範囲を出力しているかを、利用中のソフトのプレビューで確認します。
渡す形式ごとに、最後の確認をする
PDFは、受け取る人が読む大きさで開き、全ページを確認します。
Excelは、編集できることだけでなく、数式や明細の並び、印刷範囲も必要に応じて見直しましょう。
相手に再編集してもらう必要があるのか、確定した内容を読んでもらうだけなのかで、渡す形式を考えます。
両方を送るなら、どちらが何のための資料かを一言添えると混乱しにくくなります。
違いが出たときの確認順
①値と明細順、②フォントと折り返し、③列幅と行の高さ、④用紙と印刷範囲、⑤改ページと縮小設定。
利用するソフトにより設定名は異なるため、当てずっぽうに変更する前に、どこが違うかを一つずつ見ます。
次の一歩を、小さく始める。
表示が違うときは、データと見せ方を別に考えましょう。
無理に一枚へ詰める前に、相手が実際に使う形式と大きさで、内容が読めることを優先します。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、確認画面・PDF・Excelで明細を確かめられる帳票出力をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。