人の名前ではなく、役割から書き出す
依頼を決める人、内容を確認する人、書類を受け取る人、商品を受け取る人を整理します。
同じ人が複数の役割を持つこともありますが、同じだと決めつけないことが大切です。
請求書の宛名と、送付メールの担当者名は別に確認すると混乱しにくくなります。
見積書の宛名をそのまま転記するときも、今回の書類で同じ表記を使ってよいか確かめましょう。
送る場所と、問い合わせる場所を分ける
書類の送付先が経理窓口でも、作業内容の確認は依頼担当へ行う場合があります。
どの質問を誰へ送るかを分けると、確認が別の部署を回り続けることを減らせます。
商品の配送先も同様です。
会場の住所が分かっていても、受取可能な人や日時が分からなければ、引き渡しの準備は終わっていません。
必要な確認は、配送の手配前に行います。
同じ案件の情報として関連を残す
連絡先を別々のメモへ散らさず、案件番号や件名でつながる形にします。
住所や部署が変わったら、どの役割の情報が変わったのかも記録しましょう。
保存済みの帳票を再利用するときは、宛名と送付先を特に見直します。
別の案件の連絡先を残したまま複製しないよう、作成後に確認する項目へ入れておくと役立ちます。
役割を分ける確認メモ
依頼内容の確認：店舗担当。
請求書の正式な宛名：本部名義。
書類の受取先：経理窓口。
商品の受取先：イベント会場の担当者。
氏名や住所は、相手から確認できた正確な情報を入れます。
次の一歩を、小さく始める。
相手先が複数あるときは、「誰に何をしてもらうか」で分けてみましょう。
連絡先を増やすだけでなく、書類ごとにどの情報を使うかが分かる状態を作ります。
書類の作り方を比べるなら、完成した一枚だけでなく、変更して保存し、次に開くまでの使いやすさも見てみましょう。
Core lineの「しごと綴り」では、宛名と案件を確認しながら作成・保存する帳票管理をご検討いただけます。
入力・確認・保存・出力をつなげて考えられるので、ファイルごとに作業が分かれた方法と比べる際の選択肢になります。
気になった方は、しごと綴りの機能と見本を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。