AIに​日報を​渡す前の、​ひと​手間

日報を​作る​目的と、​必要な​情報を​分ける

作業の​振り返り、担当者への​報告、翌日の​準備では、必要な​情報が​違います。
目的が​決まっていれば、全文を​そのまま​渡さなくても、作業の​流れや​困った​点だけで​下書きを​作れる​場合が​あります。

入力前に、使う​サービスと​職場の​ルールを​確認することが先です。
学習への​利用、保存、共有などの​条件は​サービスに​よって​異なる​ため、便利そうだからと​独断で​顧客情報を​入力しないようにします。

実名を​消すだけで​終わらせない

氏名を​Aさんに​置き換えても、住所、日程、固有の​注文内容などの​組み合わせで​誰の​ことか​分かる​場合が​あります。
今回の​目的に​不要な​詳細は、入力する​メモから​外します。

例と​して​「顧客から​数量変更の​相談が​あり、担当者へ​確認した」のように、出来事の​種類だけを​一般化します。
ただし、名前を​伏せれば​必ず​安全と​いう​意味ではありません。
外部入力が​認められる​範囲で​行います。

戻ってきた​文章を、​事実の​メモと​照合する

読みやすい​日報でも、やっていない​作業や​未確定の​成果が​加わっていれば​使えません。
元の​事実を​残し、時刻、数量、対応の​状態を​確認してから​報告します。

AIへ​渡さなかった​必要な​情報を​追記する​場合は、承認された​管理方法の​中で​行います。
要約文が​できた​後も、元の​メモを​どう​保管するか、誰が​確認するかを​決めて​おきましょう。

入力用に​一般化する​例

元メモに​ある​個別の​氏名や​連絡先は​使わず、「午前：問い合わせ三件の​うち二件へ回答。
一件は​条件確認の​ため保留。
午後：発送準備。
翌日：保留の​確認を​行う」と​いう​作業の​状態へ​整理します。
例の​数字は​説明用です。

次の​一歩を、​小さく​始める。

AIへ​日報を​渡す前に、何の​ために​要約するのかを​決めましょう。
必要な​情報だけを​整理し、出力後は​事実と​照合する。
この​二段階を、文章作りの​作業に​含めます。