発言を、すぐに決定事項にしない
会議では、提案、仮の予定、確認できた事実が混じります。
「その方向で考えたい」という発言を、実施の決定として要約すると、参加者の認識がずれてしまいます。
決定・検討中・確認待ちの三つへ分けるように依頼し、分からない箇所は不明と残してもらいます。
AIが分類した内容も、最終的には会議の記録と参加者の確認で照合します。
宿題には、担当と次の確認を添える
「資料を確認する」という項目だけでは、誰も自分の作業だと気づかないことがあります。
担当、すること、期限や次に確認する時点を分けて整理します。
担当や期限が会話に出ていなければ、AIに推測で埋めさせません。
「担当未定」「期限未定」と示し、会議後に確かめる対象にします。
見た目の完成度より、未確定を見つけられることが役立ちます。
全文と要約の関係を残す
要約だけを渡す場合も、必要な人が元の内容を確認できるかを考えます。
録音や文字起こしの扱いは、会議のルールと共有できる範囲を確認して決めましょう。
参加者へ共有した後に訂正があれば、修正した場所を知らせます。
古い要約が残ることもあるため、最新版の保存先と更新日が分かるようにしておくと、後の確認が楽になります。
要約へ添える依頼の例
「会議で明確に決まったこと、確認待ちのこと、次の作業に分けてください。
作業には担当と期限を付け、発言にない情報は推測せず未定としてください。」
入力する記録は、利用が認められた情報に限ります。
次の一歩を、小さく始める。
AI議事録は、短さだけで評価しないようにしましょう。
誰が何をするか、何がまだ決まっていないかが分かると、次の打合せまでの作業へつなげられます。
ツールを増やす前に、ここで整理した作業と、人が確認する箇所を切り分けてみましょう。
便利な機能だけでなく、実際の仕事へ組み込めるかが比較のポイントです。
Core lineでは、確認の工程を含めた議事録・タスク整理の仕組みづくりをご相談いただけます。
AIへ任せる部分と人が判断する部分を整理し、今の業務に合う方法を一緒に考えます。
気になった方は、Core lineのAI活用・業務支援を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。