相手との関係と、今回の用件を分ける
初めて連絡する相手なのか、日常的にやり取りしている担当者なのかを整理します。
関係が近くても、変更や依頼の重要度によって必要な説明は変わります。
「柔らかく」ではなく、どの部分が大げさかを示すと直しやすくなります。
毎回の長い挨拶、重ねたお礼、回りくどい依頼など、気になる部分を一つずつ見てみましょう。
用件と必要な配慮を先に残す
送る資料、確認してほしいこと、期限などを先に確かめます。
文章を短くする途中で、大切な条件や相手への説明まで消してしまわないようにします。
「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」を別の表現へ変えるだけでは、何を確認してほしいかは伝わりません。
確認箇所を具体的に書くと、敬語を重ねなくても丁寧な案内になります。
自分が普段使う言葉で読み直す
口に出して読んでみると、普段使わない表現や長すぎる文に気づきやすくなります。
以前に自分で書いた一般的な文章の調子を参考にする場合も、機密情報を含めて入力しないようにしましょう。
最後に、相手の名前、添付資料、依頼する内容が正しいか確認します。
自然な文章になっても、宛先や条件が違えば使えません。
表現の確認と、内容の確認を分けて行います。
表現だけでなく、依頼内容を直す例
「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご査収のほど」ではなく、「資料をお送りします。
2ページ目の数量をご確認いただけますか」と具体的にします。
文体は相手との関係や職場の慣習に合わせます。
次の一歩を、小さく始める。
AIのメールが堅いときは、敬語をまとめて削るより、長い挨拶と曖昧な依頼を見直しましょう。
必要な事実と配慮が残っているかを確認すると、短くても伝わる文章になります。
ツールを増やす前に、ここで整理した作業と、人が確認する箇所を切り分けてみましょう。
便利な機能だけでなく、実際の仕事へ組み込めるかが比較のポイントです。
Core lineでは、現場の言葉に合わせて使えるAI文書の整え方をご相談いただけます。
AIへ任せる部分と人が判断する部分を整理し、今の業務に合う方法を一緒に考えます。
気になった方は、Core lineのAI活用・業務支援を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。