分かっている事実と、調査中を分ける
いつ何が起きたか、何が確認できたかを整理します。
原因がまだ分からない場合は、AIにもっともらしい理由を補ってもらわず、調査中として扱います。
相手へ伝えられる事実だけを、下書きの前提にすることが大切です。
相手の感情や受けた影響も、聞いていないことまで推測で断定しないようにします。
謝ることと、今後の約束を分けて確認する
丁寧な文体の中に、返金、再実施、期限などの約束が入り込むことがあります。
自分に決める権限があるか、実際に対応できるかを確認してから書きます。
「二度と起こりません」「必ず解決します」といった表現にも注意が必要です。
何を確認し、次に何を行うかを具体的に伝える方が、現実の対応と文章を揃えやすくなります。
相手が次に困らない案内を添える
事情の説明だけで終わらず、連絡窓口や次の報告の予定など、確認できた案内を添えます。
時期を約束できないなら、確定していないことを明確にしたうえで、どう連絡するかを考えます。
送信前には、責任者や必要な担当者へ確認します。
文面を整える役割と、対応方針を決める役割を分けると、AIの下書きがそのまま会社の判断になることを避けられます。
下書き用の情報を分ける例
確認済み：注文品の受渡日を誤って案内した。
対応済み：正しい日程を担当者が確認した。
未確認：追加対応の可否。
次の連絡：担当窓口から案内する。
未確認の部分は、文体を整えるためだけに埋めません。
次の一歩を、小さく始める。
お詫び文は、上手な表現より、事実と実行する対応が一致していることが重要です。
AIを使う場合も、原因・約束・次の連絡を人が一つずつ確認してから送ります。
ツールを増やす前に、ここで整理した作業と、人が確認する箇所を切り分けてみましょう。
便利な機能だけでなく、実際の仕事へ組み込めるかが比較のポイントです。
Core lineでは、人の確認を前提にした顧客対応文の下書きづくりをご相談いただけます。
AIへ任せる部分と人が判断する部分を整理し、今の業務に合う方法を一緒に考えます。
気になった方は、Core lineのAI活用・業務支援を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。