最初に送る資料と、補足を分ける
提案の判断に必要なページと、参考として保管している資料を分けます。
過去の案や重複画像が入っているなら、今回の相手に必要かを確認しましょう。
全部を一度に送ることと、十分に説明することは同じではありません。
要点と参考資料の関係を示し、必要なら補足を別に渡せるようにすると、受け取る側も読み進めやすくなります。
写真を軽くしても、判断材料を消さない
小さな見本としてしか使わない写真に、撮影時の大きなデータが残っていることがあります。
資料内での使い方に合わせて書き出しを見直し、文字や細部が読めるか確認します。
編集用の元データは別に保管し、送信用のファイルで調整するのが安全です。
何度も同じ画像へ圧縮を重ねず、元の画像から必要なサイズへ書き出すと、品質の低下を追いやすくなります。
共有リンクは、受け取った人の条件で試す
利用するメールや共有サービスにより、送れる容量や開くための条件は違います。
相手の利用環境を確認し、決められた方法があるならそれに合わせましょう。
リンクにした場合も、閲覧権限と有効期間を確認します。
自分の画面で開けるだけでは、相手に届いた確認にはなりません。
機密資料を軽さのために一般公開することは避けます。
資料を分けて送るときの文例
「判断に必要な提案書を添付しました。
補足の写真は共有先にまとめています。
開けない場合は、別の受け渡し方法をご案内しますのでお知らせください。」
資料ごとの役割と、困ったときの連絡方法を添えます。
次の一歩を、小さく始める。
容量を減らす前に、送る目的と必要なページを整理しましょう。
軽量化した後は、相手が使う画面に近い大きさで開き、写真の細部や文字を確認してから送ります。
ツールを増やす前に、ここで整理した作業と、人が確認する箇所を切り分けてみましょう。
便利な機能だけでなく、実際の仕事へ組み込めるかが比較のポイントです。
Core lineでは、資料整理やファイル共有の手間を減らす業務の仕組みづくりをご相談いただけます。
AIへ任せる部分と人が判断する部分を整理し、今の業務に合う方法を一緒に考えます。
気になった方は、Core lineのAI活用・業務支援を見るをご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。