検索できない原因は、名前の違いかもしれない。
「請求」「請求書」「最終」と保存名がばらばらなら、同じ取引先でも見つけにくくなります。
完成したPDFと編集用データが別の場所にある場合も、再作成に時間がかかります。
探したい軸を、取引先・帳票の種類・時期・担当者に分けて考えましょう。
フォルダを増やすだけでは、横断して探しにくい。
担当者別の保存は整理しやすい反面、誰の作成分か分からないと止まります。
月別の保存なら時期が手掛かりですが、年月を忘れると広く探す必要があります。
検索条件を切り替えられる仕組みなら、一つの保存ルールだけに頼らず書類へ辿れます。
帳票管理ツールで、全員分から必要な帳票を絞る。
会社内の帳票を、種類や日付、担当者、キーワードで検索できます。
最初から自分の担当分だけに狭めず、会社に保存された帳票を探す使い方ができます。
見積書と請求書を分けて確認したいときも、種類で候補を絞ると目的が明確になります。
使う場面を想像してみる
相手先名で候補を探し、帳票種類を見積書、日付を前回の時期に絞る。
担当が分からないときは担当者を指定せず、見つけた書類の内容を確認します。
見つけたものを、今回用に確認して使う。
過去の帳票を複製・再編集できれば、毎回ゼロから入力する必要はありません。
ただし価格、日付、担当者、取引条件が今も同じとは限りません。
再利用する際は「古い書類をそのまま再送する」のか「今回の帳票として作り直す」のかを区別しましょう。
よくある疑問。
担当者が分からなくても探せる？
担当者を条件に入れず、種類・日付・キーワードから探す方法があります。
会社に紐づく共有範囲の帳票が対象です。
古い帳票をそのまま使っていい？
最新の価格や条件、日付を確認してください。
複製できることと、内容が今も正しいことは別です。
次の一歩を、小さく始める。
帳票を保存するだけで終わらせず、次に見つけて使える場所にする。
帳票管理ツールは、担当者や端末をまたいで過去の仕事を探したい会社に向いています。
最近探すのに困った帳票を思い出し、必要な検索条件を紹介ページで確認してください。
帳票の作り方を比べるときは、完成したPDFだけでなく、毎回の入力と保存した書類の探しやすさを見てみましょう。
ファイルを個別に管理する方法が合う場合もありますが、担当者が増えるなら共有の仕方も大切です。
Core lineの「しごと綴り」なら、会社情報と担当者を登録し、見積書・請求書・領収書などの作成から保存・検索までをまとめられます。
作るときの手間と、作った後の管理を一緒に考えられることが、選ぶ際のポイントです。
気になった方は、しごと綴りの簡易入力体験と機能紹介をご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。