再入力で気をつけたいのは、金額だけではない。
相手先名の表記、件名、見積書の日付、請求する範囲が一致しているかを確認します。
見積りの後で作業が変わった場合は、そのまま請求するのではなく、相手と合意した内容を先に確定させましょう。
下書きの見積りと確定したものを取り違えないことも大切です。
コピーして直す方法にも、確認の手間がある。
テンプレートの複製は手軽ですが、見積書の表題や古い日付が残ることがあります。
請求書を独立して作る方法なら自由度が高い反面、転記の照合が必要です。
引き継ぎ機能を選ぶなら、どの項目が自動で入り、どこを自分で決めるかまで見てください。
帳票管理ツールは、明細を日付入りの1式へ。
保存済みの見積書を選択すると、「9/16お見積書分」のような名称で、合計金額を1式にまとめる流れです。
これは操作日の意味ではなく、選んだ見積書の日付を示す明細です。
作成担当者は改めて選択するため、見積りの担当を無条件に引き継ぐわけではありません。
使う場面を想像してみる
9月16日付の確定見積書を選び、請求明細を「9/16お見積書分」、数量を1式として確認。
追加作業がある場合は、引き継いだ金額をそのまま確定する前に取引条件を見直します。
引き継いだ後に、請求の条件を仕上げる。
請求日や支払条件、振込先、金額を完成形で確認してから出力します。
請求内容を細かく表示したい取引では、1式でまとめる形式が相手の希望に合うかも確認しましょう。
転記を減らせても、合意済みの仕事と請求対象が同じかを判断する役割は残ります。
よくある疑問。
明細の日付は請求書を作った日？
選択した見積書の日付に基づく名称です。
出力前の確認画面で、意図した見積書を選んでいるか確認してください。
担当者も自動で選ばれる？
作成担当者は改めて選ぶ運用です。
誰が今回の請求書を作成するかを確認して進めます。
次の一歩を、小さく始める。
見積りと請求のつながりが多い仕事では、単に書類を作れるだけでなく、次へ引き継げることが便利です。
帳票管理ツールは、同じ情報の転記を減らしたい人に向いています。
紹介ページで引き継ぎ範囲を確認し、普段の請求形式に合うかを見てください。
帳票の作り方を比べるときは、完成したPDFだけでなく、毎回の入力と保存した書類の探しやすさを見てみましょう。
ファイルを個別に管理する方法が合う場合もありますが、担当者が増えるなら共有の仕方も大切です。
Core lineの「しごと綴り」なら、会社情報と担当者を登録し、見積書・請求書・領収書などの作成から保存・検索までをまとめられます。
作るときの手間と、作った後の管理を一緒に考えられることが、選ぶ際のポイントです。
気になった方は、しごと綴りの簡易入力体験と機能紹介をご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。