よく使う宛名ほど、表記を一度そろえる。
会社名の前後に付く法人種別、支店名、屋号などを確認します。
同じ取引先を別の名前で登録すると、候補が増えて選びにくくなります。
相手が求める宛名を確認し、その表記を次の作成でも使うルールにしましょう。
便利な候補も、元の名前が正しいことが前提です。
コピーだけより、入力する場所で見つかる方が楽。
前月のPDFから宛名をコピーする方法は簡単ですが、前のファイルを探す手間が残ります。
住所録を別に持つ方法は詳しい管理に向きます。
帳票を作る場所で名前の候補が出れば、作成を中断せず、いつもの相手を選べます。
目的が宛名の再入力削減なら、この違いは重要です。
帳票管理ツールは、保存した名前を次の候補に。
帳票の保存に合わせて、入力した相手先名を会社単位で登録する流れです。
登録だけのために別画面へ移る手間を減らせるのが特徴です。
次回は入力途中の候補を見て選択し、今回の相手が同じかを確認します。
取引先を管理する大きな仕組みより、まず名前をそろえたい仕事に合います。
使う場面を想像してみる
「サンプル」と入力して「サンプルデザイン株式会社」を候補から選択。
今回の宛名が本社か支店かを確認し、件名と明細は今回の仕事に合わせて入力します。
候補を選んだ後も、今回は誰宛てかを見る。
同じ会社でも部署や担当が違うことがあります。
古い宛名をそのまま使わず、今回必要な表記を確認しましょう。
相手先名の候補機能は、連絡先を全部自動取得したり、取引条件を保証したりするものではありません。
確認する項目を減らし過ぎないのがコツです。
よくある疑問。
相手先は手動登録だけ？
帳票保存時に相手先名を自動登録する流れです。
実際の保存操作と候補の使い方は会員版で確認できます。
住所や取引条件まで自動で入る？
ここで紹介しているのは相手先名の入力候補です。
ほかの項目まで自動で引き継がれると考えず、作成画面で確認してください。
次の一歩を、小さく始める。
同じ相手への帳票が多いなら、宛名を入力する場所で候補を選べると仕事が途切れにくくなります。
帳票管理ツールは、いつもの名前を繰り返し使いたい人におすすめです。
よく使う相手先を三つ選び、正式な宛名表記を確認してから会員版で使ってください。
帳票の作り方を比べるときは、完成したPDFだけでなく、毎回の入力と保存した書類の探しやすさを見てみましょう。
ファイルを個別に管理する方法が合う場合もありますが、担当者が増えるなら共有の仕方も大切です。
Core lineの「しごと綴り」なら、会社情報と担当者を登録し、見積書・請求書・領収書などの作成から保存・検索までをまとめられます。
作るときの手間と、作った後の管理を一緒に考えられることが、選ぶ際のポイントです。
気になった方は、しごと綴りの簡易入力体験と機能紹介をご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。