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予約した人と受取人が違うとき

予約名は田中さん。
でも来店したのは別の名前の方。
贈り物や職場の注文では珍しくない場面です。
本人らしいから渡す、毎回予約者へ電話する。
そのどちらにも寄りすぎない受付を準備しましょう。

受け渡しに使う目印を先に決める

注文番号、予約名、商品内容など、確認に使う項目を決めます。
来店した人の説明だけで商品を探すと、似た注文を取り違えることがあります。
スタッフが同じ順番で確認できる形が理想です。

代理の方が来ると分かっているなら、受付の記録にその予定を追記します。
何を示せば受け取れるかを、予約した方から代理の方へ伝えてもらうと、店頭での説明を短くできます。

支払い済みか、受取時に支払うのかを、受渡記録から確認できるようにします。
代理の方は金額を知らない場合もあり、店頭で初めて精算方法が違うと分かると双方が困ります。

領収書や宛名の希望など、確認が必要なことは予約者とのやり取りで整理します。
代理の方へ注文者の電話番号や他の注文まで見せる必要はありません。
受け渡しに必要な情報に絞ります。

注文番号が分からない、商品内容も一致しないときは、渡す前に責任者へ確認します。
その場の忙しさで確認を省かないよう、誰に相談するかを決めておきましょう。

対応後は受取日時と確認した内容を残します。
家族が受け取った後に注文者が来店しても、すでに渡したことを確かめられます。
商品を渡した人の記憶だけに頼らない運用が安心です。

「代理の方が受け取る場合は、注文番号と予約名をお伝えください。
お支払いは受取時です。
確認できない場合は、予約者へご連絡してからお渡しします。」
実際に行う確認方法と一致させます。

代理受取では、確認の厳しさを増すより、確認する情報を揃えることが先です。
注文番号と支払い状況を、同じ記録から見られるようにしましょう。

今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。

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「うちどれ」の動く見本を触ってから構成や操作を検討できるため、完成した画像だけを見る方法とは違う確かめ方ができます。