到着見込みを、曖昧な言葉のままにしない
「もうすぐ」ではなく、何時頃に到着できそうかを聞きます。
移動中で見通しが立たない場合は、その状態も分けて把握します。
安全を損なう急ぎ方を求めないことも大切です。
連絡を受けた時刻、予約内容、到着見込みを同じ記録へ残します。
次の予約までの時間と、提供に必要な時間を比べてから答えると、担当者の感覚だけで判断しにくくなります。
時間を短くできるかと、内容を変えるかは別
同じ内容を急いで行えばよい、とは限りません。
必要な工程を省かずに対応できるか確認し、難しい場合は内容の変更や別日など、実際に選べる案を伝えます。
内容を変えることで料金や仕上がりが変わるなら、その点も確認します。
「来ていただければ何とかします」と先に約束せず、何が可能か分かってから案内しましょう。
確定した対応を、来店前に一度まとめる
電話で話した後でも、変更後の開始時刻、行う内容、追加の確認事項を短くまとめておくと、来店時の行き違いを減らせます。
担当者が変わる場合も引き継ぎやすくなります。
繰り返し起きるなら、予約時の案内を見直す材料になります。
最寄り駅からの道順や駐車場の案内が分かりにくい可能性もあるため、遅刻を個人の問題だけで片付けない視点が役立ちます。
返答するときの組み立て
「ご連絡ありがとうございます。
到着見込みは○時頃でよろしいでしょうか。
本日は次の予約があるため、○○までなら対応できます。
通常の内容をご希望の場合は、別の日程をご案内します。」
選べる案は、確認できたものだけを伝えます。
次の一歩を、小さく始める。
遅刻の連絡では、時刻を聞いた後に「その時間で何ができるか」を確かめます。
対応内容を一つの記録にまとめ、来店する人と担当者が同じ予定を見られるようにしましょう。
今回整理した内容は、口頭の説明だけでなく、初めての人が来店前に見返せる場所にもまとめられます。
ホームページ制作を比べるときは、必要な案内へ迷わず進めるかも確認してみましょう。
Core lineでは、遅刻時の連絡先と予約変更の案内を考えるホームページ制作をご相談いただけます。
「うちどれ」の動く見本を触ってから構成や操作を検討できるため、完成した画像だけを見る方法とは違う確かめ方ができます。
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