問い合わせ​メールが​届かない​原因の​確認方法

届くまでの​流れを、​区切って​見る。

フォームが​受け付けた、内容を​記録した、通知を​送る​処理が​動いた、メールが​受信された、担当者が​見た。
この​流れを​分けると、未着時に​何を​調べるかが​分かります。
実際の​受付方式に​よって、記録を​残す​場所は​異なります。

管理画面などへ​記録する​方式なら、通知メールが​見当たらない​ときに​記録を​確認できます。
ただし、それ自体の​権限や​保管の​管理は​必要です。
通知と​受付記録の​役割を​分けて、自分に​合う​仕組みを​相談してください。

差出人と​返信先の​役割を​確認する。

送信に​使う​アドレス、店が​受け取る​宛先、お客さまへ​返信する​ときの​宛先を​分けて​確認します。
入力された​お客さまの​アドレスを、許可の​ない​差出人と​して​扱う​構成は​避け、利用する​送信サービスの​条件に​合わせます。

差出人を​別の​アドレスに​変えれば、必ず​直るとは​限りません。
送信エラー、宛先の​誤り、迷惑メールへの​振り分け、受信側の​設定なども​調べます。
ドメイン認証や​送信設定は、利用する​環境の​公式手順で担当者に​確認して​もらいましょう。

• 宛先：受信する​会社用アドレスを​確認する。
• 差出人：送信に​使う​環境で​認められた​ものに​する。
• 返信先：お客さまへ​返答できる​設定を​確認する。

公開前の​テストは、​受ける​人と​一緒に。

スマホと​パソコンから​テスト用の​内容を​送り、受付、店側の​受信、自動返信を​確認します。
店側では​受信箱だけでなく​迷惑メールなども​見ます。
複数の​受信環境で​試すと、一つの​環境だけでは​気づけない​問題を​見つけやすくなります。

テストには​架空の​相談内容を​使い、実際の​お客さまの​個人情報を​不要に​送り直さないようにします。
確認した​日時、宛先、どこまで​届いたかを​記録すると、修正後に​同じ​条件で​試せます。
フォームや​メール設定を​変えた​後も​再確認が​必要です。

機能が​動いても、​確認する​人が​必要。

通知が​届く​仕組みでも、使っていない​メールへ​送っていては​返答が​遅れます。
確認担当と​確認する​タイミングを​決め、休業時の​案内や​返信の​目安も​実際の​運用に​合わせます。

未着の​申出が​あった​ときは、受付記録と​エラー情報を​担当者と​確認します。
保存していない​情報が​必ず​復元できるとは​限りません。
問題が​出てから​探すのではなく、確認方法と​連絡先を​制作時に​決めることが、取り​こぼしへの​備えです。

よく​ある​疑問。

次の​一歩を、​小さく​始める。

問い合わせ未着の​リスクを​減らすには、送信完了から​担当者の​確認までを​一続きで​試すこと。
記録と​通知を​区別し、未着時の​確認手順も​用意しましょう。

自分の​サイトから​架空の​相談を​一件送り、店側の​受信・​自動返信・受付記録を​それぞれ確認してください。