1. 留守番電話に必要な案内を残す
名前、用件、折り返し先を残してもらう案内を入れます。
折り返せる時間が決まっている場合は伝えますが、守れない即時対応は約束しないでください。
2. 問い合わせフォームで内容を受ける
名前、連絡先、用件など必要な項目を絞ります。
細かい情報は内容確認後に聞く設計も可能です。
送信後に店側へ届くことと、未対応の管理まで確認します。
3. LINEなどのメッセージ窓口を案内する
短い相談に向く一方、送信だけで依頼が決まったと思われない説明が必要です。
個人の連絡と仕事の受付が混ざらない管理方法も考えてください。
4. 電話相談の時間を予約してもらう
詳しい話が必要なら、通話できる時間をあらかじめ確認します。
電話の空振りを減らせますが、日程調整の窓口を増やしすぎないことが大切です。
5. 用件ごとの連絡先を示す
新規相談と当日の遅刻連絡では、必要な速さが違います。
急ぎの連絡を受けられる窓口がある場合だけ別に案内し、各窓口を誰が見るかも決めます。
電話に出られない場合の案内例
実際の名称・費用・対応条件に合わせて調整してください
接客中は電話に出られない場合があります。
ご相談は○○から、お名前・ご連絡先・ご希望内容をお知らせください。
確認後に順次ご連絡します。
電話でのご相談をご希望の方は、通話可能な時間帯もお送りください。
次の一歩を、小さく始める。
電話で受ける必要がある用件と、メッセージで足りる用件を分けてみましょう。
ここまで整理した「仕事の流れに合う問い合わせ窓口と、連絡後の案内」を、一つの案内として見返せる形にしておくと、毎回説明する手間を減らせます。
制作を頼む場合も、見た目の好みだけでなく、この情報へ迷わず進めるかを比べてみましょう。
Core lineなら、「うちどれ」の動く見本を触り、案内の見せ方とスマホでの操作を確かめてから制作を相談できます。
今回整理した内容をどこに置くか、必要な機能は何かを具体的に考えられるので、完成後まで使い心地が分からない不安を減らせます。
気になった方は、Core lineの見本から始めるホームページ制作をご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。