待っている条件を記録する
希望の日、メニュー、時間帯、人数など、空きと照合する条件を残します。
どの日でもよい方と、特定の一枠だけを希望する方を同じ一覧に置くと判断しづらくなります。
連絡先と、いつまで待ちたいかも確認します。
すでに予定が変わった方へ何度も連絡しないよう、待機の終了や取り消しを受ける方法も用意してください。
空きが出た後の順番を決める
受付順に連絡するのか、条件が一致する方へ案内するのかを決め、必要な範囲を事前に説明します。
担当者によって順番が変わる運用は避けましょう。
連絡したことと、予約が確定したことを分けるのが重要です。
返事を待つ間に枠を確保するなら、期限と、期限後の扱いを具体的に伝えます。
- 希望条件を記録
- 順番と返信期限を案内
- 予約確定を台帳へ反映
返事の状態を、他の担当者にも見えるようにする
未連絡、連絡済み、返事待ち、確定、辞退といった状態を記録します。
個人のメッセージ履歴だけで管理すると、別の担当者が同じ枠を案内してしまうことがあります。
連絡を一斉に送る方法を使う場合は、先着か抽選かなど、受付の仕組みを先に説明します。
他の方の氏名や連絡先が見える送り方は避けてください。
キャンセル待ちの受付文例
○月○日の体験会について、キャンセル待ちを受け付けました。
空きが出た場合のみ、受付順にご連絡します。
ご案内後の返信期限と予約確定の手順は、連絡時にお知らせします。
この受付だけでは参加は確定していません。
空きが出なかった場合の終わり方も伝える
当日まで待てば何らかの連絡が来ると思う人もいます。
空きがある場合だけ連絡するなら、そのことと待機が終わる時点を伝えます。
次の日程を案内したい場合も、継続的な連絡を希望するかは別に確認します。
待機受付を無期限に増やさず、終了した情報をどう整理するかまで決めましょう。
次の一歩を、小さく始める。
キャンセル待ちでは、順番だけでなく状態の管理が欠かせません。
受付・連絡・返事待ち・確定の区切りを、担当者全員が確認できるようにしましょう。
今回整理した「キャンセル待ちの連絡順と、確定までの手順」は、口頭やSNSだけでなく、初めての方がいつでも確かめられる場所にも置いておけます。
HPは、それだけで信頼を保証するものではありませんが、案内と実際の対応を揃えていくための一歩になります。
Core lineでは、キャンセル待ちの連絡順と、確定までの手順を、スマホでも見つけやすい構成へまとめるホームページ制作をご相談いただけます。
「うちどれ」の動く見本で、見た目だけでなく操作も確かめてから、自分のお店に必要な案内を選べます。
気になった方は、開業後の案内を整えるCore lineのHP制作をご覧ください。自分の仕事や予定に合うか迷う場合は、お問い合わせからご相談いただけます。